Vous souhaitez organiser un événement digital et avez besoin de quelques conseils ? Vous vous demandez peut-être quels types d’outils existent. Voici une liste des meilleurs outils pour vous aider lors de votre prochain événement.
Quels sont les avantages de l’organisation d’un événement digital ?
Les événements numériques sont parfaits pour toucher un large public. Ils vous permettent d’inviter des personnes du monde entier à participer à votre événement, où qu’elles se trouvent.
Ils offrent la possibilité d’entrer en contact avec les participants en temps réel, d’accroître la fidélité et les niveaux d’engagement des participants, de promouvoir l’apprentissage parmi toutes les personnes impliquées et de générer la croissance de l’entreprise ou la réussite du projet.
La première étape consiste à déterminer de quel type d’événement il s’agit :
- Un webinaire en ligne ?
- Une conférence virtuelle ?
- Un team building digital ?
Connaître la réponse à cette question permet de déterminer les solutions technologiques les mieux adaptées à vos besoins, qu’il s’agisse de savoir si vous avez besoin d’un équipement de vidéoconférence
La deuxième étape consiste à déterminer le nombre de personnes qui assisteront à votre séminaire
Cela vous permettra de choisir les outils appropriés tels que :
- les systèmes de conférence Web
- les salles de réunion et de conférence virtuelles
- Les outils de streaming
Le nombre de participants n’est limité que par la capacité de votre équipement informatique, de votre connexion Internet et de votre bande passante.
Vous pouvez organiser des séminaires virtuels avec seulement deux personnes, mais imaginez les possibilités lorsque vous êtes en mesure de vous connecter avec plus de 100 personnes !
Où filmer vos participants ?
La solution la plus simple consiste souvent à réserver un lieu pour votre événement. Beaucoup de lieux événementiels ont installé des studios TV pour les événements digitaux des entreprises.
Vous pouvez aussi installer un studio de tournage directement dans vos locaux. Avec plusieurs caméras, de la sonorisation et l’éclairage adéquat.
Si vous ne disposez pas de l’équipement nécessaire, faite appel à un prestataire technique qui peut vous aider à capter et diffuser votre événement.
Faut-il enregistrer les speakers ou bien tout diffuser en direct ?
Les experts recommandent de tout diffuser en direct, car rien ne remplace la spontanéité du Live.
La durée dépend du format choisi.
Diffusion en direct (sans modules préenregistrés) : 20 minutes minimum
Avec des sessions enregistrées : entre 10 et 60 minutes par session, selon le type de séminaire
N’oubliez pas que des modules plus courts permettent une plus grande interactivité entre les participants !
Sur quels outils de streaming les participants vont se connecter ?
Vous pouvez utiliser les solutions de streaming connues du grand public comme Zoom meeting. Ou d’autres outils du même genre sont : InterCall, ,GoToMeeting, Cisco Webex, Signage Live. Mais ce n’est pas l’outil qui offre la meilleur qualité de vidéo.
Dans beaucoup de sociétés, l’outil de conférence Teams est imposé, car il est inclus dans les licences de microsoft.
Pour obtenir le plus de flexibilité et de qualité dans le streaming, nous vous conseillons de mettre en place un flux de streaming privé pour votre événement. Un outil comme Vimeo Live le permet.
Comment animer un événement digital ?
Vous pouvez dynamiser votre événement grâce à la gamification en proposant des animations digitales. Par exemple, un escape game, un conférencier ou même un spectacle de mentalisme digital.
Des outils comme Beekast permettent aux participants de poser des questions, de répondre à des sondages, ou à créer des nuages de mots clés.
Les événements numériques sont donc un excellent moyen d’atteindre un large public.
Que vous soyez à la recherche de plus de prospects, de clients ou que vous souhaitiez simplement renforcer la réputation de votre marque dans l’espace numérique, l’organisation d’un webinaire est le bon choix.
De plus, vous pouvez inviter des personnes du monde entier et, quel que soit leur lieu de résidence, elles pourront assister à votre événement ! Aucun voyage en train ou en avion n’est nécessaire.
En prenant en compte tout ce que nous avons vu sur le choix de la captation vidéo de l’événement, de la plateforme de streaming et des animations, réfléchissez au format qui vous conviendra le mieux avant de décider quel type d’événement digital vous allez organiser.
